Comment adapter ses processus pour travailler avec des startups ?

Grands comptes et startups se distinguent principalement par leur structuration ainsi que par leur rapport au temps et à l’argent. Pour qu’une collaboration puisse avoir lieu dans les meilleures conditions, une entreprise doit donc nécessairement adapter ses processus achats et juridiques aux spécificités des startups.

Mettre en place un contrat POC simplifié

La première étape d’une collaboration avec une startup est souvent le PoC (Proof Of Concept). Il permet de tester la solution dans les conditions réelles au sein de l’entreprise. Cette démonstration de faisabilité a vocation à pouvoir être réalisée dans les meilleurs délais. Or, si les entreprises proposent aux startups le même contrat qu’elles ont l’habitude de soumettre à leurs fournisseurs, elles risquent donc fort de mettre à mal le POC.

Les jeunes pousses ne disposant généralement pas des moyens juridiques et du temps nécessaires pour absorber des documents aussi volumineux et complexes, les grands comptes doivent épurer leur contrat type en supprimant par exemple de trop nombreuses conditions générales d’achat (CGA) inadaptées au contexte du POC. Ce dernier étant caractérisé par un enjeu financier limité.

Outre un gain de temps certain (il faut parfois compter deux à trois mois d’allers-retours avec un contrat classique contre trois semaines avec un document épuré), un contrat d’expérimentation simplifié permet de fluidifier la collaboration avec les startups tout en préservant la sécurité juridique des deux parties.

Évidemment, ce contrat peut tout à fait s’intégrer dans un kit plus complet, à l’instar du “Startup Engagement Kit” de BNP Paribas ou de la boîte à outils imaginée par SNCF qui comprend une fiche explicative pour guider les chefs de projet dans la préparation du contrat, un guide sur la propriété intellectuelle et les bases de données ou encore un annuaire des responsables de la sécurité des systèmes d’information.

Réduire les délais de paiement

Les startups n’ayant pas du tout la même temporalité que les grands comptes, le contrat d’expérimentation simplifié doit impérativement prévoir un délai de paiement plus court que celui qui s’applique habituellement aux fournisseurs de l’entreprise (51 jours en moyenne). Idéalement, ce délai ne devrait pas être supérieur à un mois dans le cadre d’un POC.

Change management : l’importance de la pédagogie

Il n’est pas évident d’initier des adaptations organisationnelles au sein d’une grande entreprise. Le changement, en tant que passage d’un état à un autre, fait peur.

Pour faciliter la collaboration entre une startup et un grand compte, il est donc essentiel de faire preuve de pédagogie, notamment auprès des services achats et juridiques. En effet, généralement, ces derniers sont sollicités tardivement pour préparer les déploiements de projets. Or, qui dit implication tardive dit également prise de conscience tardive des contraintes ! En découle alors un véritable parcours labyrinthique pour les porteurs de projets qui, pour répondre aux différentes exigences de ces services, doivent se présenter devant les divers comités (risques, investissements, gestion de projets…) de l’entreprise. La tendance étant à la "comitologie", la perte de temps est considérable et souvent injustifiée, les comités ayant généralement besoin de recueillir plus ou moins les mêmes informations.

Pour adapter efficacement ses processus achats et juridiques, une entreprise doit donc veiller à impliquer les services concernés plus tôt de manière à leur permettre de prendre conscience des enjeux de l’innovation et d’anticiper les éléments susceptibles de la ralentir voire même de la bloquer.
Le passage par tel ou tel comité est-il vraiment indispensable ? De quelle façon pourrait-on réduire ou simplifier le parcours administratif ? Certains délais peuvent-ils être raccourcis ?
Partenaire plutôt que fournisseur

Il est également nécessaire d’effectuer un véritable travail de sensibilisation afin que toutes les parties prenantes portent un regard neuf sur la relation qui est en train de naître entre la startup et l’entreprise. En effet, les services achats et juridiques ont souvent tendance à considérer les startups comme des fournisseurs parmi tant d’autres.

Or, pour qu’un changement puisse avoir lieu, il est indispensable que la relation soit placée sous le signe du partenariat : un partenariat au sein duquel les acteurs innovent ensemble et se nourrissent mutuellement.

Bien sûr, pour que ces démarches de sensibilisation aient réellement l’effet escompté et permettent une véritable adaptation des processus en place, il est important qu’elles soient menées en douceur et sponsorisées par un membre du top management !